Gästeliste für die Hochzeit erstellen: So geht's

Warum die Gästeliste so früh feststeht

Die Gästeliste bestimmt alles: Location-Größe, Catering-Kosten, Anzahl der Sitzplätze. Deshalb solltet ihr sie so früh wie möglich erstellen – auch wenn sich später noch Kleinigkeiten ändern.

Schritt 1: Getrennte Wunschlisten erstellen

Beide Partner erstellen zunächst getrennt ihre Wunschliste. Kein Kompromiss von Anfang an – nur ehrliche Wünsche. Dann legt ihr die Listen zusammen und besprecht Überschneidungen und Prioritäten.

Schritt 2: Kategorisieren

Teilt eure Gäste in Gruppen ein:

• Muss eingeladen werden – enge Familie, beste Freunde
• Wollen wir einladen – weitere Freunde, Kollegen
• Könnte man einladen – entfernte Bekannte, Arbeitskollegen

Fangt immer mit Gruppe 1 an. Wenn Budget und Location es erlauben, weitet ihr auf Gruppe 2 aus.

Schritt 3: Budget und Location berücksichtigen

Pro Gast entstehen ungefähr 100 – 200 Euro Kosten (Catering, Sitzplatz, Einladung). Wenn euer Budget 15.000 Euro ist und die Location 60 Personen fasst – dann ist das euer Rahmen.

Schritt 4: Kontaktdaten und RSVP erfassen

• Vollständige Namen (für Tischkärtchen und Urkunde)
• Postadresse (für Einladungen per Post)
• E-Mail oder Telefon (für RSVP und Rückfragen)
• Menüwünsche (vegetarisch, vegan, Allergien)
• Kinder dabei? Welches Alter?

Schritt 5: Rückmeldungen verwalten

Setzt eine klare RSVP-Frist: mindestens 6 Wochen vor dem Hochzeitstag. Danach müsst ihr die finale Zahl ans Catering melden. Tragt alle Zu- und Absagen strukturiert ein – ein Tool wie wedivo.de oder eine Tabelle helfen dabei.

Häufige Stolpersteine

• Elternteil lädt ohne Absprache ein – Klare Kommunikation vorab, wer einladen darf
• Partner hat viel mehr Gäste – Fair aufteilen oder offen reden
• Jemand bringt spontan Begleitung mit – Im Einladungstext klar formulieren: „Einladung gilt für X Personen"